Von zeitkritisch zu Qualitätszeit: Herausforderungen der Krankenhauslogistik

 

Was tut Logistik?

Logistik bewegt in erster Linie Dinge und Informationen möglichst wohlbehalten und rechtzeitig vom Ursprungs- zum Bestimmungsort. Für diese Dienstleistung gibt es Geld. Logistik hat aber auch eine taktische Funktion; richtig angelegt, ermöglicht sie, etwas so gut wie möglich zu machen und einen Vorteil daraus zu erlangen. Dies ist der Grund, weshalb diese Disziplin ursprünglich in der Kriegsführung erforscht und perfektioniert wurde. Erst als Ressourcen auf unserem Planeten knapp wurden – Arbeitskräfte teurer und Antrieb umweltschädlicher – wurde Logistik auch in Handel und Wirtschaft als etwas erkannt, das zu verbessern sich durchaus lohnt.

Logistik im Krankenhaus

Im Klinikumfeld kommt zur Bewegung von Dingen und Informationen eine weitere Dimension hinzu: Patienten. Was außerhalb Mobilität heißt, ist hier stark eingeschränkt, und sei es, weil der zu transportierende Mensch von einem Bett umgeben ist und sich nicht selbst fortbewegen kann oder darf. Trotzdem gilt es, den Komfort für den Patienten sicherzustellen. Bei Medikamenten- oder Laborlieferungen wiederum ist eine besonders hohe Transport- und Datenqualität wichtig. Und das medizinische Personal wünscht sich, eine möglichst geringe Zeit mit logistischen Aufgaben zu verbringen, um sich voll der Heilung und Pflege widmen zu können. Schließlich sind alle Aktivitäten eines Krankenhauses auf die medizinischen Erfordernisse ausgerichtet.

 

Hier zählt der Patient

Die meisten von uns können sich aus eigener Erfahrung vorstellen, wie es sich anfühlt, vom Berufspendler plötzlich zum Liegendtransport zu werden. Uns ist in diesem Moment nicht so wichtig, was es kostet und wer es bezahlt – dafür haben wir zu Recht unsere vorbildliche Krankenversorgung – sondern wie und wo wir ankommen. Ebenso gehen wir davon aus, dass unsere Laborproben sicher und ohne Qualitätsverlust im Labor landen und immer frische Bettlaken zur Verfügung stehen. Gerade wenn eine Klinik aus mehreren Gebäuden besteht, kann ein Routinetransport zum Röntgen rasch zu einer Odyssee werden, bei der eine extra Minute plötzlich doch auf die gefühlte Ewigkeit dauert.

 

Die Rolle des Logistikers

Der Logistiker verwaltet zunächst alle historisch gewachsenen Bewegungen im Klinikum und koordiniert die verschiedensten Anforderungen mit eigenen Fahrern, Zulieferern, Entsorgern und Pflegepersonal. Es geht darum, vertraute Abläufe berechenbar zu halten und eine Routine einzustellen. Bei regelmäßigen Belastungsspitzen muss die Logistik Pufferkapazitäten aufbauen und bei ungewöhnlichen Situationen rasch einen Plan B abspulen können. Gleichzeitig muss sie neue Technologien und Prozesse einführen, ohne unsere Gesundheit aufs Spiel zu setzen oder das medizinische Personal beim Heilen und Pflegen zu behindern.

 

Ein rohes Ei zum Röntgen bringen

Der Krankenhauslogistiker muss zugleich behutsam vorgehen. Nehmen wir besagte Liegendtransporte zu Untersuchungen. Herr Müller liegt nach einer Gipsversorgung in Gebäude 17 und muss zur Überprüfung des Ergebnisses im Untergeschoss von Gebäude 26 geröntgt werden. Das Pflegepersonal erstellt eine Anforderung zur Verbringung in die Röntgenabteilung, woraufhin der Transport eingeplant und rechtzeitig durchgeführt wird.

Dass ausgerechnet Herr Müller im Bett auf dem Flur vor dem Röntgenlabor liegt, weiß das Röntgenpersonal anhand der Information, die wie immer mitgegeben wird – ohne Wissen, wer da liegt, nutzt der beste Liegendtransport nichts.

Herr Müller wird also hereingeholt und die Aufnahme gemacht. Anschließend wird eine weitere Anforderung erstellt: zur Abholung. 10 Minuten? Eineinhalb Stunden? Wie lange er auf dem Flur ausharren muss, liegt an den Prozessen der Logistik.

 

Nicht die Technik, der Mensch prägt die Logistik

Stellen wir uns nun vor, jemand in Gebäude 17 will pünktlich in den Feierabend gehen und stellt die Rücktransportanforderung mit erhöhter Dringlichkeit aus. Herr Müller liegt in seinem Bett also nur 10 Minuten auf dem Gang und kann auf dem Zimmer entspannen. Der frisch herzoperierte Herr Schmidt liegt umso länger auf dem Flur. Zusätzlich muss sein Transport lange Wartezeiten vor den Bettenaufzügen hinnehmen, da auch Medikamente und Akten sowie Rollstuhltransporte mit diesen befördert werden.

 

Es geht nicht um Geld

Das Transportsystem funktioniert reibungslos, und am Ende des Tages ist jeder wohlbehalten in seinem Krankenzimmer zurück. Trotzdem bleibt die Frage: wie kann man die Ressourcen so nutzen, dass sie bei denen ankommen, die sie am nötigsten haben? Hierfür muss man die Ärzte befragen, welche die Operation an Herrn Schmidt durchgeführt haben. Die Antwort: ein kürzlich herzoperierter Patient sollte nicht mehr als eine halbe Stunde auf einem Flur liegen. Hingegen ist es einem Patienten mit Beinbruch zuzumuten, vor einem Aufzug eine Viertelstunde länger zu warten.

Das Fazit für den Logistiker: Bettenaufzüge exklusiv für Betten reservieren, Priorisierung von Transporten nur bei medizinischer Indikation. Dann aber bitte unbedingt – Zeit auf dem Flur ist nun einmal keine Qualitätszeit.

 

Die Chancen von Industrie 4.0 nutzen

Wie überall in der Logistik, kann auch im Klinikumfeld die Digitalisierung einen großen Beitrag leisten. „Krankenhauslogistik 4.0“ ist, wenn möglichst intelligente Systeme dem medizinischen Personal wesentliche Erleichterung der täglichen Routine bringt. Auf dem Gelände der Berliner Charité werden beispielsweise in einem Pilotversuch autonom fahrende Kleinbusse eingesetzt.

Aber auch weniger spektakuläre Neuerungen selbstlernender Systeme bringen den Klinikalltag weiter. Ein Experiment in der Lagerhaltung von Operationsbedarf hat gezeigt, dass eine Art Kühlschrank mit integriertem Computer und Monitor jeden einzigen OP-Mitarbeiter spürbar entlastet und einen erheblichen Komfortgewinn bringt – Stichwort Ergonomie. Wo früher Packungen auf ihr Haltbarkeitsdatum durchgesehen werden oder fehlendes Material nachbestellt werden mussten, wird nun automatisch der am kürzesten haltbare Stent angezeigt. Der integrierte Computer warnt sogar, wenn Packungen zu verfallen drohen, die jede mehrere hundert Euro kosten können. Ist nichts vorrätig, kann das Personal einsehen, ob nicht ein Stockwerk höher noch Material verfügbar ist. So wird sogar Geld gespart; verfallene Chargen müssen nicht entsorgt werden sondern werden nach Warnung des Kühlschranks kurz vor dem Verfall an den Hersteller zurückgesandt, der sie kostenlos gegen haltbare austauscht.

 

 

Die größte Erleichterung kommt jedoch durch die Entlastung der Dokumentationspflicht. Per persönlicher PIN entnimmt eine OP-Schwester den Stent und bestätigt die Unversehrtheit der Packung. Theoretisch könnte man die Seriennummer elektronisch sofort mit der Patientenakte verknüpfen. Unsere Studien haben gezeigt, dass solch ein relativ günstiges Lagersystem pro OP-Schwester und Woche zweieinhalb Stunden an Dokumentations- und Sucharbeit einsparen kann. Diese Zeit ist mit der Betreuung von Patienten, der persönlichen Entspannung, ja selbst mit einer Tasse Kaffee besser investiert. Qualitätszeit und Ergonomie, höhere Zufriedenheit am Arbeitsplatz, entspanntes Heimkommen.

 

 

Best Practices

Im Automotive-Umfeld ist die Arbeit des Logistikers ziemlich einfach. Messen, befragen, experimentieren. So gerade heraus funktioniert Logistik mit Patienten, Medikamenten und sensiblen Informationen nicht. Experimente verbieten sich ganz von selbst. Umso wichtiger ist der Forscher der Krankenhauslogistik, der sich umfassend über den Wissensstand in seinem Bereich, aber auch in angrenzenden Disziplinen wie Pharma- oder Katastrophenlogistik orientiert.

Hinzu kommt, dass das Wissen global verstreut ist. Also werden vor allem englischsprachige Quellen herangezogen, möglichst der vergangenen 10 Jahre.

Dieses Wissen wird ergänzt durch Experten-Interviews. Was macht die Uniklinik XY? Wie geht das Klinikum Z vor? Die Logistiker anderer Krankenhäuser sind meiner Erfahrung nach sehr kooperativ und schildern meist gerne, welches ihr Patentrezept ist und wie sie bestimmte Aufgabenstellungen pragmatisch gelöst haben. Erst wenn man sich ganz sicher ist, nichts übersehen zu haben, werden Handlungsempfehlungen ausgesprochen und Änderungen angestoßen. Schließlich will man am Fortschritt auch in diesem Bereich teilhaben.

 

Es geht auch um Geld

Natürlich ist es wünschenswert, dass eine teure Packung Stents vor dem Verfall gerettet wird. Aber anders als so oft in der Industrie geht es nicht um Rendite, um Einsparung von Arbeitskräften oder um Taktung von Produktion. Es geht um die Qualität der Daten – was wurde wo angeliefert und welcher Patient benötigt am dringendsten einen Transport? Es geht um die Qualität der Arbeitszeit – wie ergonomisch ist die Entnahme von Hilfsmitteln oder Arznei, und wie hoch ist der Dokumentationsaufwand des Pflegepersonals?  Es geht um Qualität des Klinikerlebnisses – Qualitätszeit für den Patienten. All dies läuft jedoch im Hintergrund ab.

 

Die Krankenhauslogistik funktioniert eben am besten, wenn man sie gar nicht wahrnimmt.